Πολιτική για τις καταγγελίες

1. Εισαγωγή

Στην Daikin είμαστε αφοσιωμένοι στο να δραστηριοποιούμαστε με διαφάνεια. Επιδιώκουμε την πλήρη νομική συμμόρφωση σε όλες μας τις επιχειρήσεις. Σε όλο τον Όμιλο Daikin Europe¹ οι υπάλληλοι τηρούν τον Κώδικα Εταιρικής Δεοντολογίας του Ομίλου που υποστηρίζει την σωστή συμπεριφορά και στοχεύει στην διασφάλιση της απουσίας παράνομων δραστηριοτήτων στον εργασιακό χώρο. Οι αρχές της Εταιρικής μας Δεοντολογίας είναι οι ίδιες για κάθε χώρα και επιχειρηματικό τομέα στον οποίο δραστηριοποιούμαστε. Μπορείτε να βρείτε την Εταιρική Δεοντολογία στον ιστότοπό μας, www.daikin.eu.

Ενθαρρύνουμε όλα τα άτομα να θέτουν τα ερωτήματά ή τους προβληματισμούς τους και να αναφέρουν (πιθανές) αντιεπαγγελματικές ή παράνομες συμπεριφορές στις επιχειρηματικές μας πρακτικές. Ο Όμιλος Daikin Europe εξασφαλίζει την πλήρως εμπιστευτική μεταχείριση των αναφορών που υποβάλλονται.

Σε αυτή την πολιτική εξηγούμε τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να υποβάλετε μια αναφορά και με ποιο τρόπο διεξάγουμε τις έρευνές μας μετά την υποβολή μιας αναφοράς. Επίσης επεξηγούμε την προστασία που παρέχεται στο κάθε άτομο που υποβάλει μια αναφορά.

2. Ποιος μπορεί να υποβάλει μια αναφορά;

Όλοι μπορούν να αναφέρουν πιθανές ή διαπιστωμένες αντιεπαγγελματικές συμπεριφορές στον Όμιλο Daikin Europe: υπάλληλοι καθώς και εξωτερικοί ενδιαφερόμενοι όπως εργολάβοι, σύμβουλοι, πάροχοι υπηρεσιών, παράγοντες, πελάτες κ.λπ.

3. Πού μπορώ να υποβάλω μια αναφορά;

Υπάρχουν πολλοί τρόποι υποβολής μιας αναφοράς. Μπορείτε να επιλέξετε το κανάλι με το οποίο αισθάνεστε πιο άνετα.

• Μπορείτε να υποβάλετε την αναφορά στο άτομο επικοινωνίας στην Daikin.
• Μπορείτε να υποβάλετε μια αναφορά μέσω της τηλεφωνικής γραμμής καταγγελιών που είναι διαθέσιμη 24/7. Η τηλεφωνική γραμμή δέχεται αναφορές μέσω ενός online εντύπου ή τηλεφωνικά, στην γλώσσα προτίμησής σας. Έχετε πρόσβαση στην ανοικτή τηλεφωνική γραμμή μέσω του ακόλουθου συνδέσμου: http://daikineurope.ethicspoint.com.

Για να προχωρήσετε σε μια αναφορά, μεταβείτε στον σύνδεσμο και στο τμήμα «Υποβολή αναφοράς».

• Επιλέξτε τη χώρα σας και δηλώστε την προτιμώμενη μέθοδο αναφοράς, με online φόρμα ή τηλεφωνικά. Όταν προχωρήσετε τηλεφωνικά, εμφανίζεται ο συγκεκριμένος για τη χώρα τηλεφωνικός αριθμός.
• Σε όλες τις περιπτώσεις λαμβάνετε ένα ID χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης. Μέσω της πλατφόρμας λαμβάνουν χώρα οι ερωτήσεις και η επικοινωνία. Μπορείτε να επισκέπτεστε την πλατφόρμα οποιαδήποτε στιγμή και να ανεβάζετε έγγραφα ή να κάνετε άλλες ερωτήσεις.
• Σε ορισμένες χώρες υπάρχει ειδικό κανάλι αναφορών διαθέσιμο στον ιστότοπο της τοπικής οντότητας².

4. Μπορώ να υποβάλω αναφορά ανώνυμα;

Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη παρότι σε ορισμένες χώρες αυτό ενδέχεται να μην είναι νομικά πιθανό³. Μπορείτε να αναφέρετε συμβάντα ανώνυμα, παρότι σε ορισμένες χώρες αυτό ενδέχεται να μην επιτρέπεται. Σας ζητάμε να παρέχετε επαρκείς λεπτομέρειες και πραγματικές πληροφορίες έτσι ώστε να μπορούμε να ερευνήσουμε αποτελεσματικά την αναφορά.

5. Τι είδους συμβάν μπορώ να αναφέρω;

Μπορείτε να αναφέρετε οποιοδήποτε είδος προβλήματος για το οποίο θέλετε να μας επιστήσετε την προσοχή αλλά αυτή η πολιτική στοχεύει στη λήψη αναφορών σχετικά με παραβιάσεις ή πιθανές παραβιάσεις της εταιρικής δεοντολογίας του Ομίλου Daikin Europe ή της νομοθεσίας. Τέτοιες παραβιάσεις μπορούν για παράδειγμα να είναι παραβίαση των ανθρωπίνων δικαιωμάτων, παραβίαση της νομοθεσίας περί ανταγωνισμού, ένα ποινικό αδίκημα ή πρόκληση ζημιάς στο περιβάλλον.

6. Προστατεύομαι κατά την αναφορά ενός συμβάντος;

Η Daikin είναι αφοσιωμένη στην προστασία σας από οιεσδήποτε αδικίες ακόμα και εάν μετά από μια έρευνα προκύπτει ότι δεν υπήρχε καμία παραβίαση. Δεν ανεχόμαστε κανενός είδους αντίποινα (απόλυση, άρνηση προαγωγής, αναστολή, ...) έναντι ατόμων που κάνουν αναφορά καλόπιστα, έχοντας βάσιμους λόγους, να πιστέψουμε ότι υπήρξε παραβίαση.

Ωστόσο εάν εν γνώσει σας αναφέρετε ή αποκαλύψετε δημόσια εσφαλμένες πληροφορίες, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε κυρώσεις. Επίσης μπορεί να αντιμετωπίσετε αξιώσεις για αποζημίωση ζημιών που προκύπτουν από εσφαλμένη αναφορά ή δημόσια αποκάλυψη εσφαλμένων πληροφοριών.

7. Τρόπος με τον οποίο διασφαλίζουμε την εμπιστευτικότητα.

Η Daikin διαχειρίζεται όλες τις αναφορές, τα περιεχόμενα, την ταυτότητα του καταγγέλλοντα και των εμπλεκόμενων με εμπιστευτικότητα. Θα χρησιμοποιήσουμε την αναφορά σας για τη διεξαγωγή μιας έρευνας και για την πραγματοποίηση οιωνδήποτε μέτρων αναφορικά με το αποτέλεσμα.

Ενδέχεται να αποκαλύψουμε πληροφορίες σχετικά με γεγονότα ή προβληματισμούς στα πλαίσια μιας νομικής ενέργειας ή άλλης διαδικασίας που κινεί μια αρχή. Επίσης ενδέχεται να αποκαλύψουμε πληροφορίες εάν αποφασίσουμε ότι η παραβίαση πρέπει να αναφερθεί στις αρχές ή/και ότι θα υποβάλλουμε επίσημη καταγγελία. Επίσης ενδέχεται να αποκαλύψουμε το περιεχόμενο της αναφοράς στην διεύθυνση ή/και στους εξωτερικούς συμβούλους μας.

8. Τι συμβαίνει αφότου υποβάλλω μια αναφορά;

Παίρνουμε στα σοβαρά όλες τις αναφορές και τις μεταχειριζόμαστε με τη δέουσα προσοχή.

Η Επιτροπή Ελέγχου του Ομίλου Daikin Europe ή, όπου απαιτείται από τη νομοθεσία, ένας τοπικός εκπρόσωπος φέρει την ευθύνη για την έρευνα των αναφορών που λαμβάνονται. Η Επιτροπή Ελέγχου / Ο τοπικός εκπρόσωπος πραγματοποιεί τα ακόλουθα βήματα μετά τη λήψη μιας αναφοράς:

• Εντός 7 ημερών η Επιτροπή Ελέγχου αποστέλλει βεβαίωση παραλαβής στο άτομο που πραγματοποίησε την αναφορά.
• Κατόπιν η Επιτροπή Ελέγχου αποφασίζει εάν η αναφορά είναι αποδεκτή ή όχι. Σε περίπτωση που η αναφορά δεν είναι αποδεκτή, επειδή εμπίπτει εκτός του εύρους της πολιτικής αυτής, η Επιτροπή Ελέγχου ενημερώνει τον καταγγέλλοντα.
• Εάν η αναφορά είναι αποδεκτή, η Επιτροπή Ελέγχου διεξάγει μια έρευνα.
  • Η Επιτροπή Ελέγχου μπορεί να ζητήσει τη βοήθεια τρίτων όπως θυγατρικών ή επιχειρηματικών τμημάτων.
  • Η Επιτροπή Ελέγχου μπορεί να πάρει συνέντευξη από υπαλλήλους ή/και τρίτους που ενδέχεται να γνωρίζουν πληροφορίες σχετικά με το αναφερθέν συμβάν.
  • Η Επιτροπή Ελέγχου θα επανεξετάσει έγγραφα τα οποία σχετίζονται με το αναφερόμενο συμβάν.

• Μετά την ολοκλήρωση της έρευνας η Επιτροπή Ελέγχου παίρνει απόφαση σχετικά με το θέμα.
  • Εάν το θέμα επιβεβαιωθεί, η Επιτροπή Ελέγχου προβαίνει στις κατάλληλες ενέργειες για την αντιμετώπιση των ταυτοποιημένων ζητημάτων.
  • Εάν το ταυτοποιημένο συμβάν δεν επιβεβαιωθεί, απορρίπτεται.

• Η Επιτροπή Ελέγχου ενημερώνει τον καταγγέλλοντα εντός 3 μηνών σχετικά με την έκβαση.

Η Επιτροπή Ελέγχου σέβεται πλήρως τα δικαιώματα υπεράσπισης όλων των ατόμων που εμπλέκονται σε μια έρευνα. Αυτά τα άτομα λαμβάνουν πληροφορίες σχετικά με τα γεγονότα ή τους προβληματισμούς και η γνώμη τους θα ακουστεί.

Μια παραβίαση της Εταιρικής Δεοντολογίας μπορεί να οδηγήσει σε πειθαρχικά μέτρα ή σε απόλυση. Εάν μια παραβίαση διαπραχθεί από τρίτο μέρος, ενδέχεται να τερματίσουμε την συμβατική σχέση με το εν λόγω μέρος ή τον αντίστοιχο εργοδότη.

9. Με ποιο τρόπο συμμορφωνόμαστε με την νομοθεσία προστασίας των δεδομένων.

Η μεταχείριση αναφορών περιλαμβάνει την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Αναλόγως του συμβάντος ο Όμιλος Daikin Europe μπορεί να συλλέγει δεδομένα όπως ονοματεπώνυμα, πληροφορίες επικοινωνίας, ονομασίες θέσης εργασίας, ημερολόγια πρόσβασης στο σύστημα και λεπτομέρειες που σχετίζονται με το συμβάν.

Διατηρούμε τα προσωπικά σας δεδομένα για όλη τη διάρκεια της έρευνας. Ενδέχεται να τα διατηρήσουμε για κάποιο χρονικό διάστημα μετέπειτα βασιζόμενοι στην εκτίμηση κινδύνου και στις νομικές απαιτήσεις, ωστόσο όχι περισσότερο από το επιτρεπόμενο σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Για συγκεκριμένους τύπους δεδομένων (π.χ. ημερολόγια πρόσβασης), ενδέχεται να ισχύουν πιο σύντομες περίοδοι διατήρησης. Μπορούμε να διατηρούμε δεδομένα για μεγαλύτερες χρονικές περιόδους βασιζόμενοι σε έννομο συμφέρον όπως για πιθανή μελλοντική προσφυγή ή ρυθμιστικές έρευνες, ωστόσο αυτό θα το πράξουμε σε συμφωνία με τις αρχές ελαχιστοποίησης των δεδομένων και τα δικαιώματά σας.

Σημειώστε ότι έχετε τα κατωτέρω δικαιώματα:

• Πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα και λήψη αντιγράφου.
• Διόρθωση ανακριβών ή ελλιπών προσωπικών δεδομένων.
• Διαγραφή των προσωπικών σας δεδομένων σε ορισμένες περιπτώσεις.
• Περιορισμό της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων.
• Υποβολή ένστασης στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων με βάση έννομα συμφέροντα.
• Λήψη των προσωπικών σας δεδομένων σε φορητή μορφή.
• Υποβολή καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας των Δεδομένων της χώρας στην οποία έχει καταγγελθεί το συμβάν.

Για λεπτομερείς επεξηγήσεις και για την άσκηση των δικαιωμάτων σας, επικοινωνήστε με τους Συντονιστές Προστασίας των Δεδομένων στην ηλεκτρονική διεύθυνση dpc@daikineurope.com.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις πρακτικές προστασίας των δεδομένων, δείτε την Πολιτική μας για την προστασία προσωπικών δεδομένων⁴.

10. Διαδικασία καταγγελίας και προστασία στην Ευρωπαϊκή Ένωση

Στην Ευρωπαϊκή Ένωση η νομοθεσία των κρατών μελών της ΕΕ και η επονομαζόμενη Οδηγία της ΕΕ⁵ παρέχουν προστασία σε άτομα τα οποία αναφέρουν (πιθανές) παραβιάσεις της νομοθεσίας («καταγγελία»).

Οι προϋποθέσεις δικαιώματος χρήσης αυτής της προστασίας είναι οι εξής. Παρακαλούμε όπως εξοικειωθείτε με τις συγκεκριμένες απαιτήσεις της ισχύουσας νομοθεσίας:

• Πρέπει να έχετε βάσιμους λόγους να πιστεύετε ότι οι πληροφορίες ήταν αληθείς κατά τη χρονική στιγμή της αναφοράς και ότι τέτοιες πληροφορίες εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής των νόμων.
• Υποβάλλατε εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή πραγματοποιήσατε δημόσια αποκάλυψη σε συμφωνία με την νομοθεσία.

Εσωτερική αναφορά σημαίνει ότι χρησιμοποιήσατε ένα από τα κανάλια αναφοράς του Ομίλου Daikin Europe. Σας παροτρύνουμε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα κανάλια πρώτα.

Εξωτερική αναφορά σημαίνει ότι υποβάλλατε μια αναφορά στις αρμόδιες αρχές στο κράτος μέλος της ΕΕ. Αυτές οι αρμόδιες αρχές αναφέρονται στο Παράρτημα 1. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εξωτερικό κανάλι αναφορών αφότου υποβάλετε αναφορά μέσω του εσωτερικού καναλιού του Ομίλου Daikin Europe και αυτό το εσωτερικό κανάλι δεν ήταν αποτελεσματικό.

Κάνοντας μια δημόσια αποκάλυψη σημαίνει ότι απευθύνεστε απευθείας στο κοινό μέσω για παράδειγμα μιας online πλατφόρμας ή των μέσων κοινωνικής δικτύωσης ή των MME. Όταν πραγματοποιείτε μια δημόσια αποκάλυψη πρέπει να έχετε το δικαίωμα χρήσης προστασίας εάν

• η πρώτη σας αναφορά έγινε εσωτερικά και εξωτερικά αλλά η παραβίαση δεν έχει αντιμετωπιστεί ή δεν έχουν γίνει κατάλληλες ενέργειες ή
• έχετε βάσιμους λόγους να πιστεύετε ότι υπάρχει επικείμενος ή προφανής κίνδυνος για το δημόσιο συμφέρον ή, στην περίπτωση εξωτερικής αναφοράς, υπάρχει κίνδυνος αντιποίνων.

Δεν εμπίπτουν όλα τα ζητήματα που ανήκουν στο πλαίσιο της Εταιρικής Δεοντολογίας στην πρακτική αποκάλυψης πληροφοριών (whistleblowing). Αναφερόμαστε σε αυτά ως «ηθικά ζητήματα». Η προστασία που παρέχεται από τη νομοθεσία για ένα άτομο που εγείρει ένα ηθικό ζήτημα δεν είναι η ίδια όπως κατά την αποκάλυψη πληροφοριών. Ωστόσο ο Όμιλος Daikin Europe διαχειρίζεται τα αναφερόμενα ηθικά ζητήματα με τον ίδιο τρόπο: η καθοδήγηση και οι διαδικασίες αυτής της πολιτικής ισχύουν για όλες τις αναφορές που έχουμε λάβει, ανεξάρτητα από το εάν πρόκειται για αποκάλυψη πληροφοριών ή για ένα ηθικό ζήτημα.

11. Ερωτήσεις

Στην περίπτωση που έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον Διευθυντή και Επικεφαλής της Νομικής Υπηρεσίας C. Vyncke στην Daikin Europe N.V.

Mail: vyncke.c@daikineurope.com

ANNEX 1: Αντίστοιχες αρμόδιες αρχές για τη λήψη μιας εξωτερικής αναφοράς

Αυστρία	Γραφείο εξωτερικών αναφορών για τις Νομικές παραβιάσεις της ΕΕ στην Βιέννη
Βέλγιο	Ομοσπονδιακός διαμεσολαβητής Vlaamse Ombudsman Διαμεσολαβητής της πρωτεύουσας των Βρυξελλών Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens
Βουλγαρία	Επιτροπή κατά της διαφθοράς και δήμευση παράνομων περιουσιακών στοιχείων
Κροατία	Γυναίκα διαμεσολαβητής στη Δημοκρατία της Κροατίας
Κύπρος	Προσδιορισμός του σωστού καναλιού μέσω του οποίου γίνεται αναφορά, οι καταγγέλλοντες μπορούν να επικοινωνήσουν με τον τοπικό νομικό συνήγορο ή/και με το γραφείο του διαμεσολαβητή.
Δημοκρατία της Τσεχίας	Υπουργείο Δικαιοσύνης, Τμήμα σύγκρουσης συμφερόντων και καταπολέμησης της διαφθοράς
Δανία	Αρχή προστασίας των προσωπικών δεδομένων στη Δανία
Εσθονία	Υπουργείο Δικαιοσύνης, Τμήμα πολιτικής ποινικών υποθέσεων στην Εσθονία
Φινλανδία	Υπουργείο Δικαιοσύνης
Γαλλία	Defenseur des Droits
Γερμανία	Όργανο εξωτερικών αναφορών σύμφωνα με το νομοσχέδιο σχετικά με την προστασία των καταγγελλόντων στην Ομοσπονδιακή υπηρεσία δικαιοσύνης στη Γερμανία (Γερμανία)
Ελλάδα	Εθνική αρχή διαφάνειας
Ουγγαρία	Επίτροπος των θεμελιωδών δικαιωμάτων
Ιρλανδία	Διαμεσολαβητής της Garda (αστυνομίας), GSOC Μονάδα εμπιστευτικών καταγγελιών (PDU)
Ιταλία	Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC)
Λετονία	Καγκελαρία, σημείο επαφής για τους καταγγέλλοντες
Λιθουανία	Γραφείο Γενικού εισαγγελέα
Λουξεμβούργο	The Luxembourg Financial Services Authority - CSSF The Luxembourg Insurance Commission - CAA The Luxembourg competition authority The Luxembourg Registration Duties, Estates and VAT Authority - AED The Luxembourg Inspectorate of Labour and Mines - ITM The Luxembourg Data Protection Commission - CNPD The Luxembourg Equal Opportunities Centre - CET Ο Μεσολαβητής ως τμήμα της αποστολής του για τη διεξαγωγή εξωτερικών ελέγχων σε τοποθεσίες όπου άνθρωποι στερούνται της ελευθερίας τους Διαμεσολαβητής για παιδιά και νέους Luxembourg Regulatory Institute - ILR Luxembourg Independent Regulator for Audiovisual Media Services - ALIA Luxembourg and Diekirch Bar Association Luxembourg Chamber of Notaries Luxembourg Medical Board Nature and Forest Administration - ANF Water Management Administration - AGE Air Navigation Administration - ANA National Consumer Ombudsman Service Order of Architects and Consulting Engineers - OAI Luxembourg Association of Chartered Accountants - OEC Luxembourg Institute of Auditors - IRE Luxembourg Direct Tax Administration – ACD
Μάλτα	Στην Μάλτα οι αναφορές γίνονται εξωτερικά σε μια από τις αρμόδιες αρχές που αναφέρονται στην νομοθεσία. Εδώ περιλαμβάνονται: the Commissioner of Revenue (CfR), Financial Intelligence Analysis Unit (FIAU), Malta Financial Services Authority (MFSA), Commissioner for Voluntary Organisation (CVO), Permanent Commission Against Corruption and the Ombudsman.
Ολλανδία	Huis voor Klokkenluiders (Ολλανδία)
Πολωνία	ο Διαμεσολαβητής (παρότι ο οριστικός νόμος δεν έχει ακόμα υιοθετηθεί – Ιανουάριος 2024)
Πορτογαλία	Γενικός εισαγγελέας
Ρουμανία	Υπουργείο Δικαιοσύνης
Σλοβακία	Γραφείο Πρωθυπουργού / Τμήμα πρόληψης διαφθοράς Γραφείο προστασίας καταγγελλόντων
Σλοβενία	Komisija za preprečevanje korupcije
Ισπανία	Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Γραφείο πρόληψης και αντιμετώπισης της διαφθοράς στις Βαλεαρίδες νήσους Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción
Σουηδία	Swedish Work Environment Authority

1 Ο Όμιλος Daikin Europe αποτελείται από την Daikin Europe N.V. και την Daikin Europe Coordination Center N.V., τα υποκαταστήματα και τις θυγατρικές τους καθώς και τα αντίστοιχα υποκαταστήματα και τις θυγατρικές αυτών των υποκαταστημάτων και θυγατρικών.

2 Δείτε τους ιστοτόπους των οργανισμών με έδρα στην Ιταλία.

3 Όταν βρίσκεστε στη Δημοκρατία της Τσεχίας ή στην Ουγγαρία ή καταθέτετε αναφορά σε αυτές τις χώρες πρέπει να αναζητήσετε συμβουλές προτού δώσετε ανώνυμη αναφορά καθώς η ανώνυμη αναφορά ενδέχεται να μην λαμβάνει την προστασία που παρέχεται από την εθνική νομοθεσία.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Οκτωβρίου 2019 σχετικά με την προστασία ατόμων που αναφέρουν παραβιάσεις του δικαίου της Ένωσης